domingo, 30 de junho de 2013

Compartilhando proposta de organização do I Encontro Estadual de Academias e Entidades Afins - Evento alusivo ao 6º Aniversário da AFLAM



I ENCONTRO ESTADUAL DE ACADEMIAS E ENTIDADES AFINS
DATA: 15 E 16 DE AGOSTO DE 2013
LOCAL: ESTAÇÃO DAS ARTES “ELISEU VENTANIA”
ou
HOTEL THERMAS ? (buscando definir)
ORGANIZAÇÃO
I)   ELEMENTOS ESSENCIAIS PARA DEFINIÇÃO :
1.1 – TEMÁTICA – (logomarca do evento – Mirella Ciarline)
1.2 - AMBIENTAÇÃO / INSTRUMENTAL
1.3 – ATIVIDADE SÓCIO-CULTURAL
II) ESTRUTURA  DINÂMICA:
2. - GRUPOS DE TRABALHO (GTs) / COMISSÕES:

1 - COMISSÃO CENTRAL
  Coordenação – Maria Conceição Maciel Filgueira
Sub-Coordenações. Joana d Arc Fernandes Coelho
Maria Honorato Aires
Taniamá Vieira da Silva Barreto
2– CONSULTORIA - Chrystian de  Saboya

COMISSÃO DE ASSESSORIA
1-Flauzineide de Moura machado
2 -Maria do Socorro Cavalcanti

4 -COMISSÃO DA TESOURARIA
Maria Goreth Serra Souza (Coordenadora)
Dulcinéia Aguiar Cavalcante e Silva)
Margareth Freire de Souza
Vanja Lúcia Freitas dos Reis

5 -  COMISSÃO DA SECRETARIA
Taniamá Vieira da Silva Barreto (Coordenadora)
Ângela Ma. R. O. P. Gurgel
Helenita Castro Soares
Maria Goreth Alves
Rosângela Maria  Botelho de Souza

6 - COMISSÃO DO CERIMONIAL DA SESSÃO DE ABERTURA
Albetiza Leite de Sousa Melo (Coordenadora)
Margarida Costa de Araújo Bezerra
Aline Lilhares
Suzana Goretti Lima Leite
Vera Cidley P. de Lira C. Soares

7 - COMISSÃO DE RECEPÇÃO E INSCRIÇÃO
Maria Goretti Medeiros Filgueira (Coordenadora)
Maria de Fátima de Castro
Maria Freire da Costa
Maria José Araújo Melo de Sousa
Maria Lúcia Escóssia de Castro
Martha Cristina Eleutério Maia

8 - COMISSÃO DE ORGANIZAÇÃO E APOIO AOS TRABALHOS DE GRUPOS
Helenita Castro Soares
Ângela Maria Rodrigues de. O. P. Gurgel (Coordenadora)
Suzana Goretti Lima Leite
Taniamá Vieira da Silva Barreto

9 - COMISSÃO DAS ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS
Joriana de Freitas Pontes (Coordenadora)
Antonia Lúcia da Silva Tony
Cláudia Xavier Azevedo
Francisca Lenilda da Silva
Margareth Freire de Souza
Simone Sângela Basílio Costa

10 - COMISSÃO DE PATROCINIO
Maria do Socorro Fernandes (Coordenadora)
Maria Freire Costa
Rosângela Ma. Botelho de Souza
Simone Sângela Basílio Costa

11-  COMISSIÃO DE COMUNICAÇÃO E DIVULGAÇÃO
Aline de Oliveira Linhares (Coordenadora)
Izaira Thalita da Silva Lima
Maria do Socorro Cavalcanti
Simone Sangela Basílio

12 -  COMISSÃO DE HOSPEDAGEM
Maria Goeth Serra de  Sousa (Coordenadora)
Dulcinéia Aguiar Cavalcante e Silva)
Margareth Freire de Souza
Vanja Lúcia Freitas dos Reis

III)             DESEMPENHO E COMPROMISSOS DE EXCUÇÃO DAS COMISSÕES

COMISSÃO CENTRAL
Responsável por todo o processo de organização e de execução.
Comissão encarregada de todas as decisões pertinentes para agilizar e facilitar o processo das
Execuções

COMISSÃO DA TESOURARIA
SETOR Responsável pela Receita e Despesa do Evento (receber a taxa de
Inscrição e efetuar qualquer pagamento relacionado às despesas do
Evento);
DEVERÁ  TER a Relação de todas as Entidades  que irão participar do
Evento;
ENCAMINHAR e-mails de acordo com a Relação das Entidades constando
do Valor da TAXA DE INSCRIÇÃO, BANCO  E O NÚMERO DA
CONTA Bancária da AFLAM;
DEVERÁ TER o Controle de todas as INSCRIÇÕES feitas e pagas VIA
ON-LINE;
DEVERÁ Entregar à COMISSÃO DE RECEPÇÃO E INSCRIÇÃO a
Relação de todas as Entidades que efetuaram o Pagamento Via ON-LINE
Fazer as reservas dos hotéis

COMISSÃO DA SECRETARIA
RESPONSÁVEL pelos REGISTROS do Evento para publicação e
ARQUIVAMENTO como:
- Relação das Entidades Inscritas;
-  Livro de Assinaturas e Folhas de Presenças por atividades;
- Registro das Ocorrências Formais como: Formalidade da Abertura, Discurso do Orador Oficial, Apresentação do Orador Oficial do Evento,  Avisos e Anúncios de Convidados e Presenças das Entidades, Canto e outros registros necessários
- Fazer Relatório em forma de Anais;
- Distribuir qualquer documento  necessário que requer a dinâmic das atividades;
- Distribuir algum registro solicitado por algum representante de Entidade.

COMISSÃO DO CERIMONIAL DA SESSÃO DE ABERTURA
DEVERÁ ser Responsável por toda a Organização da Formalidade da Sessão Solene de Abertura CONSIDERANDO:
Organização da Mesa DIRETIVA (cadeiras  autoridades pertinentes, água, arranjo floral, Estandarte da AFLAM, bandeiras do Rio Grande do Norte e Mossoró, microfone/som,), entre outras necessidades
Providenciar um(a) cerimonialista (sugestão Beriosca ou Walterlin)

COMISSÃO DE RECEPÇÃO E INSCRIÇÃO
DEVERÁ previamente, ter recebido da Comissão da Tesouraria toda
relação das Entidades com as INSCRIÇÕES QUITADAS (via e-mails);
SERÁ Responsável pelas INSCRIÇÕES feitas na ocasião da Abertura
do Evento;
DEVERÁ ser Responsável pela entrega do material para uso no ato da
Inscrição e mediante a comprovação dos nomes constantes na Relação
entregue pela Tesouraria
Providenciar os certificados

COMISSÃO DE ORGANIZAÇÃO E APOIO AOS TRABALHOS DE GRUPOS
DEVERÁ definir os espaços para acomodar os Grupos de   Discussão,
a partir da Temática do Evento;
ORIENTAR sobre a Formação dos Grupos antecipadamente quanto:
- ao local onde se dará as Discussões, ao Número de Participantes por Grupo, Tempo das Discussões, Escolha de um Relator e um Apresentador das Conclusões dos Resultados, na Plenária Final;
ACOMPANHAR as Discussões nos Grupos;
SUBSIDIAR Material para os Grupos fazerem os seus Registros para
apresentarem na  Plenária Final do Evento;
DEVERÁ coletar todos os resultados dos Grupos para ser ENTREGUE à Comissão da Secretaria para a formatação dos ANAIS;

COMISSÃO DAS ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS
DEVERÁ ser Responsável pelas atividades a serem apresentadas pelas
artistas da AFLAM;
DEVERÁ organizar juntamente, com a COORDENAÇÃO GERAL, as
atrações após a abertura Solene da noite de Abertura;
ENTRAR em contato antecipadamente com s artistas apresentadoras;
ANUNCIAR aos participantes quem são as atrizes que irão se
apresentar.
Organizar stands para exposição de livros
Lançamento coletivo de livros

COMISSÃO DE PATROCINIO
DEVERÁ juntamente, com a Coordenação Geral fazer uma relação para
facilitar a solicitação dos Patrocinadores;
DEVERÁ estar preparada para vender a imagem do Evento aos possíveis
Patrocinadores.
Providenciar patrocínios para 200 camisetas para serem vendidas

COMISSÃO DE DIVULGAÇÃO E COMUNICAÇÃO
DEVERÁ ser Responsável por toda Divulgação e Comunicação NA imprensa:
Falada, Escrita e Televisionada;
PREPARAR possíveis Entrevistas com a Presidência da AFLAM;
DAR informes necessários em notas na Mídia Local e Estadual’

COMISSÃO DE HOSPEDAGEM
DEVERÁ juntamente, com a Comissão da Tesouraria,  informar, via e-mail,
a lista de Hotéis de Mossoró aptos, com os respectivos valores,  conforme a
programação de cada Hotel;
DEVERÁ informar que as reservas não  serão feitas pela Comissão, mas que
deverão ser feitas diretamente pelo participante interessado eo Hotel,
garantindo  a vaga da hospedagem.
III – INSTRUMENTAL NECESSÁRIO
·       APARELHAMENTO do Local do Evento:
- Local da Solenidade;
- Local da Recepção
- Local para o desenvolvimento das atividades sócio-culturais
- Local definidos para os TRABALHOS em Grupo;
·       MICROFONES  na Mesa Diretiva
·       APARELHO DE SOM, para Gravação do Evento;
·       FILMAGEM Direta e pelas Emissoras de TVS;
·       MESAS E CADEIRAS para o Ambiente do Congraçamento;
·       COQUETEL (Contratar responsável);
·       PASTAS: Bloco de Papel, Caneta, Crachá, Folders da Prefeitura de Mossoró ou das Empresas Patrocinadoras, Mapa de Mossóro fornecido pela PMM
·       Certificados
DIVISÃO DAS COMISSÕES PELA COORDENAÇÃO E SUBCOORDENAÇÕES
COMISSÕES:     TESOURARIA
RECEPÇÃO E INSCRIÇÃO
HOSPEDAGEM
RESPONSÁVEL PELO ACOMPANHAMENTO DOS TRABALHOS
SUBCOORDENADORA – MARIA HONORATA AIRES
COMISSÕES:    SECRETARIA
ORGANIZAÇÃO/APOIO AOS GRUPOS DE TRABALHOS
ATIVIDADES SÓCIO CULTURAIS
SUBCOORDENADORAS – JOANA D’ARC FERNANDES
TANIAMÁ VIEIRA DA SILVA BARRETO
COMISSÕES: DE   PATROCÍNIO
COMUNICAÇÃO E DIVULGAÇÃO
CERIMONIAL DE SESSÃO DE ABERTURA
ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS
COORDENADORA – MARIA CONCEIÇÃO MACIEL FILGUEIRA

PROVIDÊNCIAS DO MATERIAL LOGÍSTICO, FINANCEIRO
COORDENAÇÃO E SUBCOORDENAÇÕES
DESEMPENHO DO MESTRE DE CERIMÔNIA

1º - FAZER A COMPOSIÇÃO DA MESA DIRETIVA
Presidente da AFLAM
Orador Oficial
Prefeita Municipal
Presidente da Câmara de Vereadores
Outras autoridades de destaque
2º - ANUNCIAR O ORADOR OFICIAL
3º - CITAR AS AUTORIDADES PRESENTES E CONVIDADOS(os que não
vão para a Mesa)
4º - ANUNCIAR O APRESENTADOR DO ORADOR OFICIAL
5º - LER A PROGRAMAÇÃO DA SESSÃO SOLENE E DO DIA SEGUINTE
6º - DEPOIS DESSE PROTOCOLO PASSA A PALAVRA À PRESIDENTA DIZENDO QUE A MESA DIRETIVA ESTÁ COMPOSTA A PRESIDENTE OFICIALIZA A ABERTURA SOLENIDADE.
7º - O M. C DEVERÁ ANUNCIAR A CANTORA MARIA GORETTI ALVES DE ARAÚJO PARA CANTAR O HINO DO RIO GRANDE DO NORTE,   E LOGO EM SEGUIDA, O HINO DA AFLAM CANTADO POR (GORETH ALVES, SYMARA TÃMARA IRIS EMANUELA E GISELLE – COMBINAR COM ELAS) FAZ A CHAMADA DO APRESENTADOR DO ORADOR OFICIAL, QUE PASSARÁ A PALAVRA AO ORADOR OFICIAL.
APÓS A FALA DO O. O. SERÁ ANUNCIADO O CANTO DO HINO DE MOSSRÓ, PELA CANTORA.GORETH ALVES.

OBS: ACADEMICAS QUE NÃO IRÃO PARTICIPAR EM COMISSÕES OU EM OUTRAS ATIVIDADES:

1 - Ângela Ma. Cunha Fausto de Medeiros
2 - Clézia da Rocha Barreto
3 - Ivonete Pereira de Paula Barros
4 - Maria Salomé de Moura
5 - Railma Nunes Rodrigues
6 - Silvana Alves da Costa

 ARTISTAS QUE PODERÃO PARTICIPAR DAS ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS

1-    Symara Tâmara Fernandes  Carlos
2-    Iris Emanuelle
3-    Gisele Ferreira de Lima
4-    Goreth Alves

Vamos visitar o site da AFLAM

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