I ENCONTRO ESTADUAL DE
ACADEMIAS E ENTIDADES AFINS
DATA: 15 E 16 DE AGOSTO DE 2013
LOCAL: ESTAÇÃO DAS ARTES “ELISEU
VENTANIA”
ou
HOTEL THERMAS ? (buscando definir)
ORGANIZAÇÃO
I)
ELEMENTOS
ESSENCIAIS PARA DEFINIÇÃO :
1.1 – TEMÁTICA – (logomarca do evento – Mirella
Ciarline)
1.2 - AMBIENTAÇÃO / INSTRUMENTAL
1.3 – ATIVIDADE SÓCIO-CULTURAL
II) ESTRUTURA DINÂMICA:
2. - GRUPOS DE TRABALHO (GTs) /
COMISSÕES:
1 - COMISSÃO CENTRAL
Coordenação –
Maria Conceição Maciel Filgueira
Sub-Coordenações. Joana d Arc Fernandes Coelho
Maria Honorato Aires
Taniamá Vieira da Silva Barreto
2– CONSULTORIA - Chrystian de Saboya
COMISSÃO DE ASSESSORIA
1-Flauzineide
de Moura machado
2
-Maria do Socorro Cavalcanti
4 -COMISSÃO DA TESOURARIA
Maria Goreth Serra
Souza (Coordenadora)
Dulcinéia Aguiar Cavalcante e Silva)
Margareth Freire de Souza
Vanja Lúcia Freitas dos Reis
5 - COMISSÃO
DA SECRETARIA
Taniamá Vieira da
Silva Barreto (Coordenadora)
Ângela Ma. R. O. P. Gurgel
Helenita Castro Soares
Maria Goreth Alves
Rosângela Maria Botelho de Souza
6 - COMISSÃO DO CERIMONIAL DA SESSÃO DE ABERTURA
Albetiza Leite de
Sousa Melo (Coordenadora)
Margarida Costa de Araújo Bezerra
Aline Lilhares
Suzana Goretti Lima Leite
Vera Cidley P. de Lira C. Soares
7 - COMISSÃO DE RECEPÇÃO E
INSCRIÇÃO
Maria
Goretti Medeiros Filgueira (Coordenadora)
Maria de Fátima de Castro
Maria Freire da Costa
Maria José Araújo Melo de Sousa
Maria Lúcia Escóssia de Castro
Martha Cristina Eleutério Maia
8 - COMISSÃO DE ORGANIZAÇÃO E APOIO
AOS TRABALHOS DE GRUPOS
Helenita Castro
Soares
Ângela Maria Rodrigues de. O. P. Gurgel
(Coordenadora)
Suzana Goretti Lima Leite
Taniamá Vieira da Silva Barreto
9 - COMISSÃO DAS ATIVIDADES
SÓCIO-CULTURAIS
Joriana
de Freitas Pontes (Coordenadora)
Antonia Lúcia da Silva Tony
Cláudia Xavier Azevedo
Francisca Lenilda da Silva
Margareth Freire de Souza
Simone Sângela Basílio Costa
10 - COMISSÃO DE PATROCINIO
Maria do Socorro
Fernandes (Coordenadora)
Maria Freire Costa
Rosângela Ma. Botelho de Souza
Simone Sângela Basílio Costa
11- COMISSIÃO
DE COMUNICAÇÃO E DIVULGAÇÃO
Aline de Oliveira Linhares
(Coordenadora)
Izaira Thalita da Silva Lima
Maria do Socorro Cavalcanti
Simone Sangela Basílio
12 - COMISSÃO DE HOSPEDAGEM
Maria Goeth Serra de Sousa (Coordenadora)
Dulcinéia Aguiar Cavalcante e Silva)
Margareth Freire de Souza
Vanja Lúcia Freitas dos Reis
III)
DESEMPENHO E COMPROMISSOS DE EXCUÇÃO
DAS COMISSÕES
COMISSÃO
CENTRAL
Responsável por todo o processo de
organização e de execução.
Comissão encarregada de todas as decisões
pertinentes para agilizar e facilitar o processo das
Execuções
COMISSÃO
DA TESOURARIA
SETOR Responsável pela Receita e
Despesa do Evento (receber a taxa de
Inscrição e efetuar qualquer pagamento
relacionado às despesas do
Evento);
DEVERÁ
TER a Relação de todas as Entidades
que irão participar do
Evento;
ENCAMINHAR e-mails de acordo com a
Relação das Entidades constando
do Valor da TAXA DE INSCRIÇÃO, BANCO E O NÚMERO DA
CONTA Bancária da AFLAM;
DEVERÁ TER o Controle de todas as
INSCRIÇÕES feitas e pagas VIA
ON-LINE;
DEVERÁ Entregar à COMISSÃO DE RECEPÇÃO
E INSCRIÇÃO a
Relação de todas as Entidades que
efetuaram o Pagamento Via ON-LINE
Fazer as reservas dos hotéis
COMISSÃO DA SECRETARIA
RESPONSÁVEL pelos REGISTROS do Evento
para publicação e
ARQUIVAMENTO como:
- Relação das Entidades Inscritas;
-
Livro de Assinaturas e Folhas de Presenças por atividades;
- Registro
das Ocorrências Formais como: Formalidade da Abertura, Discurso do Orador
Oficial, Apresentação do Orador Oficial do Evento, Avisos e Anúncios de Convidados e Presenças
das Entidades, Canto e outros registros necessários
- Fazer
Relatório em forma de Anais;
-
Distribuir qualquer documento necessário
que requer a dinâmic das atividades;
- Distribuir
algum registro solicitado por algum representante de Entidade.
COMISSÃO
DO CERIMONIAL DA SESSÃO DE ABERTURA
DEVERÁ ser
Responsável por toda a Organização da Formalidade da Sessão Solene de Abertura
CONSIDERANDO:
Organização
da Mesa DIRETIVA (cadeiras autoridades
pertinentes, água, arranjo floral, Estandarte da AFLAM, bandeiras do Rio Grande
do Norte e Mossoró, microfone/som,), entre outras necessidades
Providenciar
um(a) cerimonialista (sugestão Beriosca ou Walterlin)
COMISSÃO
DE RECEPÇÃO E INSCRIÇÃO
DEVERÁ previamente, ter recebido da
Comissão da Tesouraria toda
relação das Entidades com as
INSCRIÇÕES QUITADAS (via e-mails);
SERÁ Responsável pelas INSCRIÇÕES
feitas na ocasião da Abertura
do Evento;
DEVERÁ ser Responsável pela entrega do
material para uso no ato da
Inscrição e mediante a comprovação dos
nomes constantes na Relação
entregue pela Tesouraria
Providenciar os certificados
COMISSÃO
DE ORGANIZAÇÃO E APOIO AOS TRABALHOS DE GRUPOS
DEVERÁ
definir os espaços para acomodar os Grupos de
Discussão,
a partir da
Temática do Evento;
ORIENTAR sobre
a Formação dos Grupos antecipadamente quanto:
- ao local
onde se dará as Discussões, ao Número de Participantes por Grupo, Tempo das
Discussões, Escolha de um Relator e um Apresentador das Conclusões dos
Resultados, na Plenária Final;
ACOMPANHAR
as Discussões nos Grupos;
SUBSIDIAR
Material para os Grupos fazerem os seus Registros para
apresentarem
na Plenária Final do Evento;
DEVERÁ
coletar todos os resultados dos Grupos para ser ENTREGUE à Comissão da
Secretaria para a formatação dos ANAIS;
COMISSÃO
DAS ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS
DEVERÁ ser Responsável pelas
atividades a serem apresentadas pelas
artistas da AFLAM;
DEVERÁ organizar juntamente, com a
COORDENAÇÃO GERAL, as
atrações após a abertura Solene da
noite de Abertura;
ENTRAR em contato antecipadamente com
s artistas apresentadoras;
ANUNCIAR aos participantes quem são as
atrizes que irão se
apresentar.
Organizar stands para exposição de
livros
Lançamento coletivo de livros
COMISSÃO
DE PATROCINIO
DEVERÁ juntamente, com a Coordenação
Geral fazer uma relação para
facilitar a solicitação dos
Patrocinadores;
DEVERÁ estar preparada para vender a
imagem do Evento aos possíveis
Patrocinadores.
Providenciar patrocínios para 200
camisetas para serem vendidas
COMISSÃO
DE DIVULGAÇÃO E COMUNICAÇÃO
DEVERÁ ser Responsável por toda
Divulgação e Comunicação NA imprensa:
Falada, Escrita e Televisionada;
PREPARAR possíveis Entrevistas com a
Presidência da AFLAM;
DAR informes necessários em notas na
Mídia Local e Estadual’
COMISSÃO
DE HOSPEDAGEM
DEVERÁ juntamente, com a Comissão da
Tesouraria, informar, via e-mail,
a lista de Hotéis de Mossoró aptos,
com os respectivos valores, conforme a
programação de cada Hotel;
DEVERÁ informar que as reservas
não serão feitas pela Comissão, mas que
deverão ser feitas diretamente pelo
participante interessado eo Hotel,
garantindo a vaga da hospedagem.
III – INSTRUMENTAL NECESSÁRIO
·
APARELHAMENTO
do Local do Evento:
- Local da Solenidade;
- Local da Recepção
- Local para o desenvolvimento das
atividades sócio-culturais
- Local definidos para os TRABALHOS em
Grupo;
·
MICROFONES na Mesa Diretiva
·
APARELHO
DE SOM, para Gravação do Evento;
·
FILMAGEM
Direta e pelas Emissoras de TVS;
·
MESAS
E CADEIRAS para o Ambiente do Congraçamento;
·
COQUETEL
(Contratar responsável);
·
PASTAS:
Bloco de Papel, Caneta, Crachá, Folders da Prefeitura de Mossoró ou das
Empresas Patrocinadoras, Mapa de Mossóro fornecido pela PMM
·
Certificados
DIVISÃO DAS COMISSÕES PELA COORDENAÇÃO
E SUBCOORDENAÇÕES
COMISSÕES: TESOURARIA
RECEPÇÃO E INSCRIÇÃO
HOSPEDAGEM
RESPONSÁVEL PELO ACOMPANHAMENTO DOS
TRABALHOS
SUBCOORDENADORA – MARIA
HONORATA AIRES
COMISSÕES: SECRETARIA
ORGANIZAÇÃO/APOIO AOS GRUPOS DE
TRABALHOS
ATIVIDADES SÓCIO CULTURAIS
SUBCOORDENADORAS – JOANA
D’ARC FERNANDES
TANIAMÁ VIEIRA DA SILVA
BARRETO
COMISSÕES: DE PATROCÍNIO
COMUNICAÇÃO E DIVULGAÇÃO
CERIMONIAL DE SESSÃO DE ABERTURA
ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS
COORDENADORA – MARIA
CONCEIÇÃO MACIEL FILGUEIRA
PROVIDÊNCIAS DO MATERIAL LOGÍSTICO,
FINANCEIRO
COORDENAÇÃO E
SUBCOORDENAÇÕES
DESEMPENHO DO MESTRE
DE CERIMÔNIA
1º - FAZER A COMPOSIÇÃO DA MESA
DIRETIVA
Presidente da AFLAM
Orador Oficial
Prefeita Municipal
Presidente da Câmara de Vereadores
Outras autoridades de destaque
2º - ANUNCIAR O ORADOR OFICIAL
3º - CITAR AS AUTORIDADES PRESENTES E
CONVIDADOS(os que não
vão para a Mesa)
4º - ANUNCIAR O APRESENTADOR DO ORADOR
OFICIAL
5º - LER A PROGRAMAÇÃO DA SESSÃO
SOLENE E DO DIA SEGUINTE
6º - DEPOIS DESSE PROTOCOLO PASSA A
PALAVRA À PRESIDENTA DIZENDO QUE A MESA DIRETIVA ESTÁ COMPOSTA A PRESIDENTE
OFICIALIZA A ABERTURA SOLENIDADE.
7º - O M. C DEVERÁ ANUNCIAR A CANTORA
MARIA GORETTI ALVES DE ARAÚJO PARA CANTAR O HINO DO RIO GRANDE DO NORTE, E LOGO EM SEGUIDA, O HINO DA AFLAM CANTADO
POR (GORETH ALVES, SYMARA TÃMARA IRIS EMANUELA E GISELLE – COMBINAR COM ELAS) FAZ
A CHAMADA DO APRESENTADOR DO ORADOR OFICIAL, QUE PASSARÁ A PALAVRA AO ORADOR
OFICIAL.
APÓS A FALA DO O. O. SERÁ ANUNCIADO O
CANTO DO HINO DE MOSSRÓ, PELA CANTORA.GORETH ALVES.
OBS: ACADEMICAS QUE NÃO IRÃO PARTICIPAR EM COMISSÕES OU EM
OUTRAS ATIVIDADES:
1 - Ângela Ma. Cunha Fausto de
Medeiros
2 - Clézia da Rocha Barreto
3 - Ivonete Pereira de Paula Barros
4 - Maria Salomé de Moura
5 - Railma Nunes Rodrigues
6 - Silvana Alves da Costa
ARTISTAS QUE PODERÃO PARTICIPAR DAS
ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS
1-
Symara
Tâmara Fernandes Carlos
2-
Iris
Emanuelle
3-
Gisele
Ferreira de Lima
4-
Goreth
Alves
Vamos visitar o site da AFLAM
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